Excel-Tool-Box Version 1.1. veröffentlicht

Heute haben wir unsere Excel-Tool-Box Version 1.1. veröffentlicht. Neu in dieser Version sind vor allem das Serien-Email-Tool und die digitale Code-Signierung für noch mehr Sicherheit.

Serien-Mail-Tool

Excel-Tool-Box Version 1.1.

Dieses Tool, das neu in der Version 1.1. zu unserer Tool-Box hinzugefügt wurde, erlaubt die Erstellung personalisierter Serien-Emails über Outlook. Die Konfiguration der Empfängerinnen / Empfänger und ihrer individuellen Daten-Felder erfolgt dabei in Excel. Als besonderes High-Light können auch individuelle Anhänge definiert werden. So ist es beispielsweise möglich, die Daten einer großen Excel-Tabelle mit Hilfe des Cutting-Tools in einzelne Dateien aufzuteilen und diese dann automatisiert an die jeweiligen Adressaten zu versenden.

Digitale Code Signatur

Um die Sicherheit unserer Excel-Tool-Box zu erhöhen haben wir sie nun digital signiert. Dadurch wird sichergestellt, dass es sich um den Original-Code von uns handelt und er nicht durch Dritte verändert wurde. Um die Echtheit des Codes zu verifizieren liegt dem Download ein digitales Zertifikat bei, das Sie auf Ihrem Rechner installieren können, um die Echtheit und Unversehrtheit des Codes zu überprüfen.

Dies kann vor allem dann erforderlich werden, wenn die Sicherheitseinstellungen in Ihrem Unternehmen so angepasst wurden, dass nur digital signierte Makros in Ihren Office-Produkten ausgeführt werden können.

Laden Sie zu Ihrer eigenen Sicherheit immer nur die jeweils aktuellste Version der Tool-Box von unserer Webseite herunter – so können Sie sicher sein, dass kein Schad-Code oder Virus enthalten ist.

Ausblick

Aber mit der Excel-Tool-Box Version 1.1. ist natürlich noch nicht Schluss. So arbeiten wir bereits heute an der nächsten Version, die unter anderem ein Tool zum Zusammenführen von Einzel-Dateien beinhalten wird. Zusätzlich wird es auch ein neues Werkzeug geben, um eine große Tabelle auf einzelne Blätter aufzuteilen. Erste Screenshots hierzu gibt es bereits. Die Bedienung ist ähnlich der des Cutting-Tools zum Erstellen einzelner Dateien. Wer also schon mal damit gearbeitet hat, wird sich im Handumdrehen auch in diesem neuen Helfer zurecht finden.

Aufteilen einer Tabelle

Eine typische Routine-Aufgabe im Excel-Alltag ist das Aufteilen einer Tabelle in einzelne Blätter anhand des Inhalts einer Spalte. Um diese Aufgabe zu automatisiert, haben wir ab der Version 1.2. (verfügbar ab Ende Februar 2023) ein passendes Werkzeug zu unserer Toolbox hinzugefügt.

Aufteilen einer Tabelle

Nach dem Aufruf des Tools, über die Schaltfläche „Tabelle aufteilen“ im Haupt-Menü der Werkzeugsammlung, führt Sie ein Assistent durch die erforderlichen Schritte.

Die Verwendung ist dabei sehr ähnlich zu der des Tools zum Schneiden von Excel-Dateien. Der Hauptunterschied liegt in der Tatsache, dass keine neuen Dateien sondern individuelle Blätter in der Original-Mappe erzeugt werden. Wer schon mal mit dem Cut-Tool gearbeitet hat, wird sich deshalb schnell im Tool zum Aufteilen einer Tabelle zurecht finden.

Aufteilen einer Tabelle

Schritt 1

Im ersten Schritt muss die Quell-Datei ausgewählt werden. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche mit den 3 Punkten rechts neben „zu schneidende Datei:„. Nachdem Sie eine Datei ausgewählt haben, erscheint der vollständige Pfad zur Datei in der entsprechenden Textbox. Bitte beachten Sie, dass nur Dateien im Excel 365 Format (*.xlsx, *.xlsm und *.xlsm) geschnitten werden können.

Wenn Die Datei passwortgeschützt ist, dann geben Sie im entsprechenden Eingabefeld bitte auch das Passwort mit an.

Klicken Sie anschließend auf „weiter >>>“ um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Aufteilen einer Tabelle

Schritt 2

Hier erhalten Sie eine Auflistung aller Arbeitsblätter, die in der ausgewählten Datei vom Assistenten gefunden worden sind. Wählen Sie bitte das Blatt aus, das die Daten enthält, die geschnitten werden sollen und klicken Sie auf „weiter >>>„.

Aufteilen einer Tabelle

Schritt 3

Nun müssen Sie angeben, in welcher Zeile auf dem Datenblatt sich die Spaltenüberschriften befinden. Diese werden dann im nächsten Schritt benötigt. Klicken Sie nach Eingabe des korrekten Wertes wieder auf „weiter >>>„.

Aufteilen einer Tabelle

Schritt 4

In diesem Schritt zeigt Ihnen das Cutting Tool alle in der angegebenen Zeile gefundenen Spaltenüberschriften an. Wählen Sie bitte diejenige aus, die die Daten enthält, nach denen geschnitten werden sollen. Nach einem Klick auf „weiter >>>“ analysiert der Assistent nun die ausgewählte Spalte. Je nach Umfang der Daten kann dieser Vorgang einen Moment in Anspruch nehmen.

Aufteilen einer Tabelle

Schritt 5

Sobald der Assistent seine Analyse beendet hat, zeigt er Ihnen eine Liste aller Werte, die er in der angegebenen Spalte gefunden hat. Diese dient später als Grundlage für die Erstellung der einzelnen Tabellen-Blätter. Wenn Sie für einen Wert keine Blatt erzeugen wollen, wählen Sie die Spalte aus und klicken Sie auf „löschen“. Dies hat keine Auswirkung auf die Gesamt-Tabelle – die Daten werden also nicht wirklich gelöscht sondern es wird einfach nur kein extra Blatt für diesen Wert.

Nach dem Anpassen der Liste bitte wieder auf „weiter >>>“ klicken.

Aufteilen einer Tabelle

Schritt 6

Sie können nun festlegen, was das Tool tun soll, wenn es bereits Blätter mit einem identischen Namen in der Mappe gibt. Die Standard-Option ist, dass diese durch die neuen Blätter überschrieben werden. Wenn Sie dies nicht möchten, können Sie den entsprechenden Haken entfernen. Das Tool wird dann eine Nummer an den Blattnamen anhängen – also beispielsweise „Schnitt 1“, falls es bereits ein Blatt „Schnitt“ gibt.

Das Tool wird versuchen, die Blätter beim Schneiden zu sortieren um den Vorgang zu beschleunigen. Dies ist – abhängig von der Struktur der Quelldatei – manchmal nicht möglich. In diesem Fall bitte den Haken bei „verwende Vorsortierung“ entfernen. Dies führt jedoch zu einer deutlich längeren Laufzeit beim Aufteilen. Wählen Sie diese Option also nur ab, wenn es beim Schneiden mit gesetztem Haken Probleme gibt oder Sie bereits wissen, dass die Quell-Datei sich nicht sortieren lässt.

Wenn alle Konfigurationen abgeschlossen sind, klicken Sie bitte ein letztes Mal auf „weiter >>>„.

Aufteilen einer Tabelle

Schritt 7

Nun aktiviert sich die Schaltfläche „OK„. Nach einem Klick hierauf startet die Blatt-Erstellung. Im Ausgabefenster erhalten Sie eine Ausgabe, wie viele Cuts erstellt werden und bei welchem Schritt sich das Tool aktuell befindet. So können Sie in etwa den Zeitaufwand abschätzen, der bis zum Abschluss erforderlich ist.

Beta-Tester gesucht

Für unsere Excel-Tool-Box suchen wir aktuell engagierte Beta-Tester, die gemeinsam mit uns die Werkzeugsammlung noch besser und zuverlässiger machen wollen. Wenn Sie gerne neues ausprobieren und eine Affinität zu MS Excel haben, dann schreiben Sie uns und wir versorgen Sie noch vor dem offiziellen Start mit unseren neuesten Tools. Diese können Sie dann auf Herz und Nieren testen und uns so helfen, die Qualität unserer Excel-Tool-Box noch weiter zu verbessern. 

So implementieren wir aktuell gerade ein Serien-Email-Tool, das im Zusammenspiel von Excel mit Outlook die komfortable und einfache Erstellung von individualisierten Benachrichtungen erlaubt. Wenn Sie also öfter Serien-Emails (ggf. mit Anhängen) erstellen müssen, wären Sie perfekt als Beta-Tester für das Tool geeignet.

Beta-Tester

Aber natürlich müssen auch alle anderen Programme unserer Excel Tool Box immer wieder intensiv getestet 8werden. Also selbst wenn Serien-Mails jetzt nichts sind, mit dem Sie täglich zu tun haben, können Sie einen wichtigen Beitrag als Beta-Tester leisten. Nur so können wir sicherstellen, dass unsere kostenlose Werkzeugsammlung auch zukünftig den höchsten Qualitätsanforderungen gerecht wird – nämlich den von Ihnen!