Eine typische Routine-Aufgabe im Excel-Alltag ist das Aufteilen einer Tabelle in einzelne Blätter anhand des Inhalts einer Spalte. Um diese Aufgabe zu automatisiert, haben wir ab der Version 1.2. (verfügbar ab Ende Februar 2023) ein passendes Werkzeug zu unserer Toolbox hinzugefügt.
Nach dem Aufruf des Tools, über die Schaltfläche „Tabelle aufteilen“ im Haupt-Menü der Werkzeugsammlung, führt Sie ein Assistent durch die erforderlichen Schritte.
Die Verwendung ist dabei sehr ähnlich zu der des Tools zum Schneiden von Excel-Dateien. Der Hauptunterschied liegt in der Tatsache, dass keine neuen Dateien sondern individuelle Blätter in der Original-Mappe erzeugt werden. Wer schon mal mit dem Cut-Tool gearbeitet hat, wird sich deshalb schnell im Tool zum Aufteilen einer Tabelle zurecht finden.
Schritt 1
Im ersten Schritt muss die Quell-Datei ausgewählt werden. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche mit den 3 Punkten rechts neben „zu schneidende Datei:„. Nachdem Sie eine Datei ausgewählt haben, erscheint der vollständige Pfad zur Datei in der entsprechenden Textbox. Bitte beachten Sie, dass nur Dateien im Excel 365 Format (*.xlsx, *.xlsm und *.xlsm) geschnitten werden können.
Wenn Die Datei passwortgeschützt ist, dann geben Sie im entsprechenden Eingabefeld bitte auch das Passwort mit an.
Klicken Sie anschließend auf „weiter >>>“ um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Schritt 2
Hier erhalten Sie eine Auflistung aller Arbeitsblätter, die in der ausgewählten Datei vom Assistenten gefunden worden sind. Wählen Sie bitte das Blatt aus, das die Daten enthält, die geschnitten werden sollen und klicken Sie auf „weiter >>>„.
Schritt 3
Nun müssen Sie angeben, in welcher Zeile auf dem Datenblatt sich die Spaltenüberschriften befinden. Diese werden dann im nächsten Schritt benötigt. Klicken Sie nach Eingabe des korrekten Wertes wieder auf „weiter >>>„.
Schritt 4
In diesem Schritt zeigt Ihnen das Cutting Tool alle in der angegebenen Zeile gefundenen Spaltenüberschriften an. Wählen Sie bitte diejenige aus, die die Daten enthält, nach denen geschnitten werden sollen. Nach einem Klick auf „weiter >>>“ analysiert der Assistent nun die ausgewählte Spalte. Je nach Umfang der Daten kann dieser Vorgang einen Moment in Anspruch nehmen.
Schritt 5
Sobald der Assistent seine Analyse beendet hat, zeigt er Ihnen eine Liste aller Werte, die er in der angegebenen Spalte gefunden hat. Diese dient später als Grundlage für die Erstellung der einzelnen Tabellen-Blätter. Wenn Sie für einen Wert keine Blatt erzeugen wollen, wählen Sie die Spalte aus und klicken Sie auf „löschen“. Dies hat keine Auswirkung auf die Gesamt-Tabelle – die Daten werden also nicht wirklich gelöscht sondern es wird einfach nur kein extra Blatt für diesen Wert.
Nach dem Anpassen der Liste bitte wieder auf „weiter >>>“ klicken.
Schritt 6
Sie können nun festlegen, was das Tool tun soll, wenn es bereits Blätter mit einem identischen Namen in der Mappe gibt. Die Standard-Option ist, dass diese durch die neuen Blätter überschrieben werden. Wenn Sie dies nicht möchten, können Sie den entsprechenden Haken entfernen. Das Tool wird dann eine Nummer an den Blattnamen anhängen – also beispielsweise „Schnitt 1“, falls es bereits ein Blatt „Schnitt“ gibt.
Das Tool wird versuchen, die Blätter beim Schneiden zu sortieren um den Vorgang zu beschleunigen. Dies ist – abhängig von der Struktur der Quelldatei – manchmal nicht möglich. In diesem Fall bitte den Haken bei „verwende Vorsortierung“ entfernen. Dies führt jedoch zu einer deutlich längeren Laufzeit beim Aufteilen. Wählen Sie diese Option also nur ab, wenn es beim Schneiden mit gesetztem Haken Probleme gibt oder Sie bereits wissen, dass die Quell-Datei sich nicht sortieren lässt.
Wenn alle Konfigurationen abgeschlossen sind, klicken Sie bitte ein letztes Mal auf „weiter >>>„.
Schritt 7
Nun aktiviert sich die Schaltfläche „OK„. Nach einem Klick hierauf startet die Blatt-Erstellung. Im Ausgabefenster erhalten Sie eine Ausgabe, wie viele Cuts erstellt werden und bei welchem Schritt sich das Tool aktuell befindet. So können Sie in etwa den Zeitaufwand abschätzen, der bis zum Abschluss erforderlich ist.